發(fā)布時(shí)間：2014-04-08 13:39:34
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開(kāi)會(huì )，是職場(chǎng)生活的必不可少的一個(gè)重要組成部分。而在大大小小的會(huì )議上，總會(huì )潛伏著(zhù)這樣一些"殺手"：他們生硬地打斷討論話(huà)題，一個(gè)接一個(gè)拋出餿主意，同時(shí)扼殺掉可能出現的好創(chuàng )意，啰里啰唆地讓人覺(jué)得快窒息了。這些人在會(huì )議中習慣性跑題、收郵件發(fā)短信、推翻已經(jīng)達成的決策，或者用其他方式找麻煩。即使高明的管理者也不得不采取一些非常手段，以確保會(huì )議的正常進(jìn)行：比如用巧克力等小零食塞住他們的嘴，或者奉以如冰的冷漠讓他們自知沒(méi)趣。
一、"會(huì )議殺手"側寫(xiě)
在開(kāi)會(huì )其間"一心多用"是很正常的，除非老板下令，禁止員工攜帶電子設備開(kāi)會(huì )，或者安排出一段特殊的"茶歇"時(shí)間，允許大家使用高科技產(chǎn)品。否則，幾乎每個(gè)人都會(huì )在會(huì )議上發(fā)發(fā)短信、收收郵件或者做點(diǎn)其他什么事。然而相比于那些真正的會(huì )議殺手，這并不算什么。
"會(huì )議殺手"的表現之一是唱反調。"那些唱反調的人就是--無(wú)論你提出什么方案，他們總認為行不通。"Dana Brownlee說(shuō)。作為亞特蘭大Professionalism Matters企業(yè)培訓公司的創(chuàng )辦人，Brownlee說(shuō)她的應對策略之一，是在會(huì )議之前帶那些一向喜歡唱反調的人去吃午飯，讓他們在飯桌上發(fā)泄，然后盡可能在會(huì )議桌上達成一致。一旦會(huì )議開(kāi)始，她就定下規矩：任何唱反調者都被要求在質(zhì)疑的同時(shí)提出一個(gè)解決方案。
會(huì )議上另外一類(lèi)"問(wèn)題人物"是那些沉默不語(yǔ)的人，Brownlee女士說(shuō)。"他們可能是坐在會(huì )議室后排的那些安靜的人，一旦會(huì )議結束，他們就會(huì )出現在茶水間，想方設法給你添亂。"Brownlee女士的應對策略是，在會(huì )議期間特意讓這些人發(fā)表意見(jiàn)，以便獲得他們的反饋信息。
對于最棘手的"會(huì )議殺手"--喜歡東拉西扯的跑題者，Brownlee有時(shí)候會(huì )在會(huì )議桌的中間擺上一個(gè)玩偶，她告訴與會(huì )者，"無(wú)論什么時(shí)候，只要有人覺(jué)得會(huì )議跑題了，就把這個(gè)玩偶拿在手里。"這樣可以讓與會(huì )者在不打斷會(huì )議進(jìn)程的情況下表達不滿(mǎn)。
二、和"會(huì )議殺手"過(guò)招
對于自己曾在會(huì )議上取得的巨大勝利，女性網(wǎng)站SheNow.org的創(chuàng )建者兼首席執行長(cháng)Brenna Smith至今津津樂(lè )道。數年前的一次會(huì )議上，她正在向新任老板及10個(gè)同事做PPT演示，話(huà)說(shuō)到一半時(shí)，一位同事忽然站起身走到會(huì )議室的前面提出質(zhì)疑，說(shuō)她的想法根本行不通。
為了表示自己可以堅守自己的觀(guān)點(diǎn)，Smith女士回敬對方道："我認為您說(shuō)得非常好，但是我想先把我要說(shuō)的說(shuō)完，以便我們能夠討論我的方案，之后有時(shí)間的話(huà)，我們可以再討論您的。"之后會(huì )議室陷入安靜，這位同事回到了自己的位子上。直到會(huì )議結束，與會(huì )者也沒(méi)有時(shí)間來(lái)討論這位同事的提案，而Smith女士的方案則被順利采納。
喜歡閑談跑題的人對于會(huì )議的"殺傷力"相當之大。美國明尼阿波利斯的項目管理顧問(wèn)SamirPenkar，去年時(shí)曾在一家保險公司主持20個(gè)員工的每日例會(huì )，而其中有兩個(gè)與會(huì )者總是喜歡跑題。因此，Penkar開(kāi)始帶著(zhù)巧克力來(lái)開(kāi)會(huì )，"在開(kāi)會(huì )其間，如果有任何一個(gè)人開(kāi)始閑扯，我就遞給他一塊巧克力。"他說(shuō)。
在兩周多的時(shí)間中，Penkar先生將這一策略重復了6次，直到員工們學(xué)會(huì )了嚴格遵守會(huì )議議程。
作為達拉斯職業(yè)與職場(chǎng)咨詢(xún)公司People Results的首席執行官，Patti Johnson說(shuō)為了確保會(huì )議順利進(jìn)行，會(huì )議的主持者有時(shí)會(huì )在討論開(kāi)始之前預留一段時(shí)間，讓唱反調的人提出異議和質(zhì)疑，然后引導整個(gè)團隊調整模式，集中精力達成共識。
在Johnson女士數年前參加的一個(gè)會(huì )議中，與會(huì )者幾乎要對一個(gè)新項目達成共識了，然而，一位高級經(jīng)理把這一切全推翻了。"她問(wèn)了一個(gè)幾乎沒(méi)辦法回答的問(wèn)題。"Johnson女士說(shuō)，"那使得發(fā)言者開(kāi)始動(dòng)搖。"這位經(jīng)理下屬的15位同事也很沮喪，他們反問(wèn)那位高級經(jīng)理，"你為什么在這個(gè)節骨眼上才提出異議?你不能早點(diǎn)提嗎?"但是反對者的意見(jiàn)足以讓項目擱淺--那似乎正是令反對者滿(mǎn)意的結果。
三、被會(huì )議浪費的生命
隨著(zhù)科技的進(jìn)步和對于效率的注重，辦公室各項事務(wù)的運轉被要求比以往更加順暢。開(kāi)會(huì )的目的，原本是以創(chuàng )意解決問(wèn)題，同時(shí)涌現出最好的點(diǎn)子--但事實(shí)上，那僅僅是理想。即使最出色的管理者，其中的一部分人也未必能駕馭會(huì )議。
Opinion Matters公司上個(gè)月發(fā)布的一項調查結果顯示，英國的職場(chǎng)人平均每周花費4個(gè)小時(shí)用來(lái)開(kāi)會(huì )，然而他們認為，會(huì )議中一半以上的時(shí)間都是浪費。Opinion Matters是一家位于倫敦的市場(chǎng)調查公司，此項調查是為愛(ài)普生公司與經(jīng)濟和商業(yè)研究中心(Centrefor Economicsand Business Research)所做的，前者是辦公室打印機和投影儀生產(chǎn)商，后者是一家經(jīng)濟咨詢(xún)公司，調查對象為1000名員工。
"開(kāi)不完的會(huì )"位列"職場(chǎng)中浪費時(shí)間的事"榜單首位--這是職業(yè)網(wǎng)站Salary.com今年就工作時(shí)間耗費情況所做的一項獨立研究的結果，所調查的3164名員工中，47%的人贊同上述觀(guān)點(diǎn)。而在2008年，這一比例只有42%，且"開(kāi)不完的會(huì )"和"等待同事完成你需要的工作"并列榜單第三(第一是"替同事'救火'"，第二是"應付辦公室政治")。
廣告代理公司經(jīng)理Bill Shelton承認，他和這一行業(yè)中的一些人"有辦法拖延會(huì )議，嘩眾取寵，并且掌控其他人的注意力。""推銷(xiāo)作品就是我們工作的一部分--正如我們在開(kāi)會(huì )時(shí)所做的那樣。"他說(shuō)。
為了使會(huì )議不至于拖延過(guò)久，Shelton說(shuō)他之前所在公司的老板有奇特的對策："他特意將會(huì )議桌放置在空調出風(fēng)口的下方。在會(huì )議開(kāi)始前的一個(gè)小時(shí)，他會(huì )把空調溫度調低到10攝氏度左右，然后在員工到達時(shí)會(huì )議室時(shí)告訴他們'把外套放在門(mén)口'。由此，我們開(kāi)了有史以來(lái)最有效率、最有成效的會(huì )議，因為每個(gè)人都專(zhuān)心于談?wù)撜}，只是想趕緊離開(kāi)這個(gè)'冷凍間'"。如今，Shelton先生已經(jīng)成為位于圣路易斯的廣告代理公司LeftFieldCreative的總裁。
四、怎樣使會(huì )議變得更有成效?
1.按照企業(yè)高管、會(huì )議策劃師及培訓師的意見(jiàn)制定明確的會(huì )議議程，讓每一個(gè)與會(huì )者都知道開(kāi)會(huì )是為了什么。
2.禁止與會(huì )者攜帶電子設備，或安排出單獨的"茶歇"時(shí)間，讓與會(huì )者處理郵件、短信和電話(huà)。
3.當與會(huì )者閑聊或跑題時(shí)，及時(shí)把他們拉回正題。
4.提前向沉默的與會(huì )者發(fā)問(wèn)，獲取他們明確的意見(jiàn)。
5.在適當的時(shí)候讓與會(huì )者輪流發(fā)言，確保每個(gè)人都能表達自己的意見(jiàn)。
6.提前詢(xún)問(wèn)反對意見(jiàn)，確保這些異議不會(huì )在后面影響討論。
7.限制幻燈片演示的時(shí)間，超時(shí)即止。
8.有人演講時(shí)間過(guò)長(cháng)或與旁人交頭接耳時(shí)，及時(shí)制止。
9.設定一個(gè)會(huì )議結束時(shí)間，并且嚴格遵守它。